Le courrier électronique fait partie des aspects indispensables d’une entreprise. C’est à partir de ces courriers que se transmettent les différents échanges quotidiens avec les collègues, les fournisseurs, les clients ou encore les différents partenaires. Leur gestion doit ainsi être à la fois sécurisée, rapide et optimale. Car en effet, si vous devez traiter plus d’une cinquantaine de mails au quotidien, ça peut devenir compliqué à long terme. Dans cette optique, il est recommandé d’externaliser la gestion de vos courriers.
Qu’est-ce que la gestion du courrier ?
La gestion du courrier est constituée de l’ensemble des opérations et processus qui permet de faire la réception, le triage, la rédaction d’une réponse, la mise sous pli, mais également de simplifier l’envoi de courrier dans une entreprise. En effet, gérer l’entrée et la sortie des courriers est une opération très importante pour la bonne marche d’une entreprise.
Les différents responsables et autres salariés qui s’en occupent peuvent ainsi être amené à manipuler un nombre assez important de courrier. Trier, consulter, traiter, archiver… les tâches pour gérer les courriers est une opération qui doit être déjà bien rodée.
Une mauvaise gestion ou un problème dans ce processus de gestion peut provoquer :
- Des retards en cas de perte ou d’oublis
- Des problèmes au niveau de l’archivage des documents
- Des augmentations de coûts dues à un problème de gestion manuelle du courrier
- Un prestataire pour organiser le service courrier
Un service externe de courrier peut offrir l’opportunité aux dirigeants, salariés et partenaires d’une entreprise de surveiller la traçabilité d’un courrier. Celui qui endosse le rôle de gestionnaire de courrier à l’ occasion d’avoir recours à des logiciels de numérisation, des plateformes pour sauvegarder des dossiers ou encore pour archiver des documents après traitement.
- Une gestion de courrier efficace peut inclure :
- Des réponses conformes qui s’adaptent à chaque type de courrier
- Un plan de classement
- Un procédé de traitement détaillé et visible par tous
La mise en place de ce genre de gestion de courrier permet de réduire les échéances de réponse, de limiter les pertes financières liées aux traitements et d’éliminer les étapes intermédiaires et qui prennent surtout beaucoup de temps. L’externalisation du courrier peut également vous proposer l’utilisation d’un outil de gestion électronique des documents (GED) spécifique à votre activité et qui peut être personnalisée selon vos besoins.
Les avantages de l’externalisation
Le fait d’avoir recours à une personne ou une agence externe découle généralement d’un besoin d’alléger le travail de chaque collaborateur. Ainsi, les avantages de ce genre de processus sont :
- Bénéficier du travail d’un professionnel qui a la compétence et l’expérience nécessaire pour la gestion du courrier
- Traitement de l’information des courriers grâce à des logiciels ou de l’archivage classique
- Se décharger des opérations administratives comme le recrutement et la gestion de certains postes (secrétaire, assistant…) et donc économiser du temps
- Avoir la possibilité de se concentrer sur la vraie activité de l’entreprise
- Se décharger des opérations de traitement courrier superflu et suspect
- Protection contre les spam et les virus
Les précautions à prendre en compte lors de l’externalisation de la gestion de courrier
Sous-traiter le traitement des courriers présente effectivement de nombreux avantages pour une entreprise et ses collaborateurs. Mais il est toutefois recommandé d’être toujours prudent. Car déléguer le traitement de vos courriers peut présenter des risques. Ainsi, il faut avant tout faire le bon choix sur les prestataires à qui vous confiez vos courriers. Ensuite, élaborer un contrat précis et rigoureux en ce qui concerne le cahier des charges. Enfin, il est important de ne pas négliger aucun détail et de toujours avoir un œil sur la gestion de vos courriers.
